Na verloop van de bewaartermijn dienen dossiers vernietigd te worden. Dat is vaak lastig en bij het vastleggen van gegevens wordt daar niet altijd rekening mee gehouden. Na afronding van een behandeling of een zorgtraject kan een samenvatting worden gemaakt waarin alle relevante informatie wordt weergegeven. De onderliggende informatie mag echter gedurende de bewaartermijn niet worden weggegooid.

De cliënt kan zelf wel verzoeken het dossier te vernietigen binnen de daarvoor gestelde bewaartermijn. De zorgprofessional zorgt ervoor dat de gegevens binnen drie maanden na het verzoek worden vernietigd, tenzij het bewaren van de gegevens van belang is voor een ander dan de cliënt of voortvloeit uit een wettelijk voorschrift. Het belang van deze ander moet groot genoeg zijn om bewaren te rechtvaardigen. Een zorgverlener kan het verzoek van de cliënt om het dossier te vernietigen afwijzen indien er een schadeclaim tegen hem is ingediend en het dossier bewijsmateriaal bevat. Voor het terecht afwijzen van een verzoek tot vernietiging kan de zorgverlener niet als reden aanvoeren dat de gegevens van belang zijn voor de verdere behandeling van de cliënt. De zorgverlener is verplicht om de cliënt te wijzen op de risico’s die eraan verbonden zijn dat er bij een vervolgbehandeling niet kan worden teruggegrepen op de gegevens uit het (recente) verleden.

Weigert de cliënt hiernaar te luisteren en blijft bij hij of zij bij het verzoek tot vernietiging, dan moet de zorgverlener hieraan gehoor geven. Een verzoek tot vernietiging van de gegevens moet altijd schriftelijk worden ingediend bij de zorgverlener. Dit verzoek kan als bewijs in het dossier worden opgenomen.