De project- en adviesgroep is van mening dat binnen de elektronische dossiers, formats (thematische indeling voor het ordenen van gegevens), gebruikt moeten worden die passen bij de setting, organisatie of doelgroep. Voor iedere setting geldt dat als de gegevens over de gezondheidstoestand en welbevinden van de cliënt geordend worden volgens een bepaalde thematische indeling (format), dit de overzichtelijkheid vergroot. Bijvoorbeeld in ziekenhuizen en in de GGZ wordt relatief vaak gebruikt gemaakt van de elf gezondheidspatronen van Gordon. In de ouderenzorg kan de anamnese bijvoorbeeld worden ingedeeld in de vier domeinen van het zorgleefplan, terwijl bij de zorg aan het zieke kind een indeling in vier domeinen ontleend aan het Kwaliteitskader Medisch Kindzorgsysteem passend kan zijn. Verder zijn er ook thematische indelingen die zijn afgeleid van een classificatiesysteem of andere ordeningsprincipes, zoals de domeinen van het Omaha System of van de International Classification of Functioning.

Deze richtlijn schrijft geen specifieke formats voor, maar beveelt dus aan om formats te gebruiken die passen bij de setting waarin je werkt of waar landelijke afspraken over gemaakt zijn (zoals bij de eOverdracht).